No dia 12 de fevereiro, servidores da Prefeitura Municipal de São Cristóvão estiveram no Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe (TRE-SE)em visita técnicaparatroca de experiências. Visitaram a Seção de Gestão de Documentos Eletrônicos e Arquivos do TRE-SE. Obtiveram informações sobre os sistemas SEI, Archivematica e AtoM, com foco na modernização da gestão documental e na melhoria da eficiência administrativa.

Os representantes da Prefeitura Municipal de São Cristóvão Josenilson Silva Santos (diretor de tecnologia da informação), Eduardo Fontes Barbosa (coordenador de infraestrutura e datacenter) e Adailton Andrade (diretor do Arquivo Municipal) foram recebidos pelas(os) servidoras(es) do TRE-SE Marcos Deumares da Silva (chefe da SEDEA), Adenilda Pereira da Silva (assistente da SEDEA), Melquíades Silva dos Santos (arquivista), Micheline Barboza de Deus (ex-chefe da unidade) e Júlio César Santana (analista de sistemas da Secretaria de Tecnologia da Informação).

Os participantes discutiram a digitalização de processos administrativos via SEI (Sistema Eletrônico de Informações): ferramenta usada em substituição ao trâmite de documentos físicos (os processos são movimentados eletronicamente), isso garante maior agilidade, transparência e controle das informações institucionais. O sistema SEI possibilita que os documentos sejam assinados eletronicamente, permite que agentes de diversos órgãos atuem nos processos, contribui para reduzir os custos com papel e diminui o armazenamento físico.

Além disso, os participantes abordaram a importância do Archivematica, software especializado em preservação digital, que garante que documentos arquivados eletronicamente mantenham a integridade e a acessibilidade a longo prazo. O AtoM é um sistema eficiente com o qual aperfeiçoam-se organização e a difusão de acervos documentais, permite-se o acesso público e facilita-se a recuperação de informações.

Josenilson ressaltou a importância do intercâmbio de conhecimento entre as instituições para aprimorar a eficiência e a transparência da administração pública. “A digitalização e a correta gestão documental são fundamentais para uma administração pública mais eficiente e acessível”, afirmou. Eduardo Fontes destacou que é necessário uma infraestrutura robusta com sistemas modernos.Enfatizando que adotar essas tecnologias exige investimentos contínuos e capacitação técnica. “Foi uma manhã proveitosa. Obrigado Marcos Deumares e Anita Paixão pela recepção e pela acolhida” disse.

Adailton Andrade também ressaltou como essas ferramentas são importantes na preservação de documentos e no acesso à informação. “Adotar tecnologias adequadas garante maior eficiência na gestão documental e facilita a acessibilidade em relação às informações”, afirmou.

Com a visita técnica, reafirmou-se o compromisso das instituições com a inovação e com a melhoria da gestão documental. Ficam fortalecidas parcerias estratégicas que aprimoram as práticas administrativas no setor público.

Audiodescrição: cinco homens e duas mulheres posicionados para um registro fotográfico.