PORTARIA CONJUNTA N° 5, DE 8 DE FEVEREIRO DE 2022.

O Excelentíssimo Senhor Desembargador ROBERTO EUGÊNIO DA FONSECA PORTO, Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe e a Excelentíssima Senhora Desembargadora ELVIRA MARIA DE ALMEIDA SILVA, Vice-Presidente e Corregedora do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, no uso das atribuições que lhes são conferidas pelos Regimentos Internos do Tribunal e da Corregedoria,

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 13.964/2019, que aperfeiçoa a legislação penal e processual penal;

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 11.419/2006, que trata da informatização do processo judicial;

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a uniformidade, a segurança e a disponibilidade de documentos digitais que, por razões técnicas, não podem ser inseridos nos sistemas processuais;

CONSIDERANDO a necessidade de assegurar a cadeia de custódia de documentos digitais no Poder Judiciário, na forma do art. 158-A do Código de Processo Penal;

CONSIDERANDO que aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, conforme o art. 25, da Lei no 8.159/1991;

CONSIDERANDO que a destruição, inutilização ou deterioração de arquivo constitui crime, conforme o art. 62, inciso II, da Lei no 9.605/1998;

CONSIDERANDO as diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), instituídas pela Resolução CNJ nº 324/2020;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução CNJ nº 408/2021, de 18 de agosto de 2021;

CONSIDERANDO as diretrizes e normas de Gestão Documental e a Política de Preservação e Manutenção de Documentos Físicos e Eletrônicos, instituídas pela Resolução TRE/SE nº 9/2021.

Resolvem:

Art. 1º Os documentos e as peças digitais encaminhados pelas partes para juntada em autos judiciais ou administrativos deverão ser, preferencialmente, compatíveis com os sistemas eletrônicos utilizados pelo Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe.

Parágrafo Único. Por documento e peça digital entende-se arquivo com informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de sistema computacional, em suporte e dispositivo de armazenamento variado, abrangendo gêneros textual, audiovisual, sonoro, iconográfico, programa de computador e outros.

Art. 2º O Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe disponibilizará repositório arquivístico digital confiável - RDC-Arq para as mídias digitais cujo tamanho ou extensão sejam incompatíveis com o sistema de processo eletrônico oficial, com observância de garantia de acesso às partes.

Parágrafo único. Os sistemas processuais deverão permitir o acesso contínuo aos documentos e às mídias digitais referenciados no por meio de links ou indicação do respectivo caput endereço de acesso registrado nos autos.

Art. 3º Os documentos ou as mídias digitais que não puderem ser anexados ao sistema de processo eletrônico do tribunal ou ao repositório arquivístico digital confiável - RDC-Arq, qualquer que seja o motivo, deverão ser relacionados em certidão padronizada pelo Órgão.

§ 1º A certidão mencionada no caput deste artigo conterá:

a) descrição pormenorizada, acompanhada da justificativa acerca da impossibilidade de o arquivo ser anexado ou armazenado de outra forma;

b) mídia ou dispositivo empregado para armazenamento;

c) local específico em que se encontra mantida a mídia ou dispositivo;

d) data, nome, matrícula e assinatura do servidor responsável pela guarda e emissor da certidão.

§ 2º Na hipótese do caput deste artigo, o material deverá permanecer acautelado em local seguro  da Secretaria ou do Cartório da respectiva unidade judicial e armazenado em mídia externa fornecida pelo tribunal, facultando-se às partes amplo acesso ao seu conteúdo e realização de cópia em dispositivo eletrônico a ser fornecido pelo interessado.

§ 3º Os prazos processuais que dependam do acesso de documentos ou arquivos digitais não acessíveis em caráter contínuo somente se iniciam depois da disponibilização de acesso ou obtenção de cópia à parte.

Art. 4º Os documentos ou as mídias que não estejam referenciados nos autos serão considerados não integrantes dos autos do processo ou do procedimento de investigação.

Art. 5º Os documentos ou as mídias digitais que representem risco à violação da intimidade ou que sejam especialmente sensíveis deverão ser identificados na juntada ao processo eletrônico como documento "reservado/sensível".

§ 1º Ao documento especificado como "reservado/sensível" deverá ser conferido o grau mais elevado de sigilo, limitando o acesso a usuários designados, conforme as funcionalidades e regras do sistema eletrônico.

§ 2º As mesmas regras de sigilo serão aplicadas para acesso ao repositório arquivístico digital confiável - RDC-Arq ou às mídias e aos dispositivos externos que armazenem documentos ou arquivos sensíveis.

Art. 6º Em se tratando de documentos e/ou mídias digitais referentes a processo judicial (PJe), a Asplan-SJD será responsável para realizar o procedimento visando à inserção no RDC-Arq.

Art. 7º Caso se trate de processo administrativo (SEI), a Sepem-SJD será a unidade responsável em inserir os documentos e/ou mídias no repositório.

Art. 8º Se houver impossibilidade de as unidades mencionadas nos artigos 6º e 7º efetuarem a inserção dos documentos e/ou mídias no RDC-Arq, a Comissão de Gestão de Documentos e Memória do TRE/SE (CGDM) poderá realizar o procedimento.

Art. 9º Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.

PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE

Des. ROBERTO EUGÊNIO DA FONSECA PORTO
Presidente

Desª. ELVIRA MARIA DE ALMEIDA SILVA
Corregedora