PORTARIA N° 465, DE 18 DE AGOSTO DE 2014

O Excelentíssimo Senhor Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, Des. CEZÁRIO SIQUEIRA NETO, no uso de suas atribuições que lhe são conferidas pelo art. 17, XXXIV do Regimento Interno do Tribunal, bem como pelo contido nos autos do procedimento administrativo tombado sob o nº 13.660/2014, e,

CONSIDERANDO que foram instituídas as Cartas de Serviços, relativas aos serviços prestados pelas unidades cartorárias (1º Grau) e pelas unidades da sede (2º Grau), por meio das Resoluções TRE/SE 114/11 e 113/13;

CONSIDERANDO que foram instituídas as Cartas de Serviços, relativas aos serviços externos prestados pelas unidades cartorárias (1º Grau) e pelas unidades da sede (2º Grau), por meio das Resoluções TRE/SE 114/11 e 113/13;  (Redação dada pela Portaria 275/2019)

CONSIDERANDO que o estabelecimento das Cartas de Serviço se deu em decorrência do cumprimento às Metas 7/11 e 8/13 do Conselho Nacional de Justiça;

CONSIDERANDO que a Comissão, instituída pela Portaria 414/11, e a Secretaria Judiciária esgotaram a competência relacionada com as Cartas de Serviço quando da sua elaboração;

CONSIDERANDO os preceitos contidos no Decreto 6.932/09 que dispõe sobre a simplificação do atendimento público prestado ao cidadão e institui a “Carta de Serviços ao Cidadão”;

CONSIDERANDO os preceitos contidos no Decreto 6.932/09 que dispõe sobre a simplificação do atendimento público prestado ao cidadão e institui a “Carta de Serviços ao Cidadão”, conforme determinado pela Decisão Normativa 134/2013 do Tribunal de Contas da União, no Item 3 (Relacionamento com a sociedade), subitem 3.2.;  (Redação dada pela Portaria 275/2019)

CONSIDERANDO disposições da Lei 13.460, de 26 de junho de 2017, que “dispõe sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário dos serviços públicos da administração pública”,bem como o disposto na Resolução TRE/SE 6/2019, que “regulamenta, no âmbito do TRE-SE, a Lei 13.460, de 26.6.2017, que dispõe sobre participação, proteção e defesa dos direitos do usuário de serviços públicos da administração pública e dispõe sobre o Regimento Interno da Ouvidoria Eleitoral de Sergipe.” (Texto acrescido pela Portaria 275/2019)

CONSIDERANDO os objetivos estratégicos do TRE-SE - Ciclo 2010-2014, instituído pela Resolução TRE/SE 169/09 e alterado pelas Resoluções 136/10 e 269/12;

CONSIDERANDO a Decisão Normativa 134/13 do TCU, Anexo II, sobre os conteúdos do Relatório de Gestão, que solicita, no item “Relacionamento com a Sociedade” informações sobre a elaboração e divulgação da Carta de Serviços ao Cidadão, os mecanismos empregados para medir a satisfação dos usuários e os resultados da avaliação do desempenho institucional na prestação dos serviços;

CONSIDERANDO o compromisso deste Tribunal de facilitar o acesso dos cidadãos aos serviços prestados pela Justiça Eleitoral, bem como a melhoria contínua desses serviços, estimulando a participação da sociedade no seu monitoramento e avaliação;

CONSIDERANDO a necessidade de se garantir a efetividade das Cartas de Serviços como instrumento de gestão do atendimento, assim como a atualização permanente do seu conteúdo.

RESOLVE

Art. 1°Instituir o Comitê Gestor das Cartas de Serviços – 1º e 2º Graus, em caráter permanente, com o objetivo de coordenar as ações de atualização do conteúdo, a implementação de melhorias e a adequada disponibilização das Cartas.

Parágrafo único. O Comitê Gestor das Cartas de Serviços de 1º e 2º Graus possui natureza essencialmente deliberativa e caráter permanente.  (Texto acrescido pela Portaria 275/2019)

Art. 2°O Comitê Gestor será composto por um representante:

I – da Corregedoria;

II – da Ouvidoria;

III – da Secretaria Judiciária;

IV – da Secretaria de Administração e Orçamento;

V – da Secretaria de Gestão de Pessoas;

VI – da Secretaria de Tecnologia da Informação;

VII – das Zonas Eleitorais.

§ 1º Os representantes e suplentes serão indicados pelos titulares das unidades integrantes do Comitê e, no caso das Zonas Eleitorais, pela Corregedoria.

§ 2º Compete à Diretoria-Geral designar, para o período de dois anos, o Presidente do Comitê e demais membros titulares e suplentes.

Art. 2°O Comitê Gestor será composto por representantes, titulares e suplentes: (Redação dada pela Portaria 302/2019)

I. da Corregedoria; (Redação dada pela Portaria 302/2019)

II. da Ouvidoria; (Redação dada pela Portaria 302/2019)

III. da Secretaria Judiciária; (Redação dada pela Portaria 302/2019)

IV. da Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças; (Redação dada pela Portaria 302/2019)

V. da Secretaria de Gestão de Pessoas; (Redação dada pela Portaria 302/2019)

VI. da Secretaria de Tecnologia da Informação;(Redação dada pela Portaria 302/2019)

VII. Do Núcleo de Atendimento ao Eleitor, tendo como suplente um representante das Zonas Eleitorais da Capital;(Redação dada pela Portaria 302/2019)

VII - do Núcleo de Atendimento ao Eleitorado; (Redação dada pela Portaria 154/2023)

VIII. das Zonas Eleitorais do Interior.(Redação dada pela Portaria 302/2019)

§ 1º Os representantes e suplentes serão indicados pelos titulares das unidades integrantes do Comitê e, no caso das Zonas Eleitorais, pela Corregedoria. (Redação dada pela Portaria 302/2019)

§ 2º Compete à Diretoria-Geral designar, para o período de dois anos, o Presidente do Comitê e demais membros titulares e suplentes. (Redação dada pela Portaria 302/2019)

Art. 3°Compete ao Comitê Gestor:

I – avaliar a necessidade de atualização das Cartas, principalmente das sugestões advindas de qualquer unidade do Tribunal, servidores, cidadãos, dentre outros;

II – atualizar o conteúdo, ouvindo as unidades envolvidas nos serviços;

II – atualizar o conteúdo das Cartas de Serviços de 1° e 2° Graus do TRE/SE, ouvindo as unidades envolvidas nos serviços; (Redação dada pela Portaria 275/2019)

II - atualizar o conteúdo das Cartas de Serviços de 1° e 2° Graus do TRE/SE, com base nas informações prestadas pelas unidades envolvidas nos serviços; (Redação dada pela Portaria 154/2023)

III – buscar a simplificação do atendimento ao público por meio da padronização de procedimentos, uso de soluções tecnológicas de fácil utilização, emprego de linguagem simples e compreensível, e quaisquer outros meios que favoreçam o acesso sem embaraço aos serviços oferecidos;

III – buscar a simplificação do atendimento ao público por meio de sugestões à Corregedoria Regional Eleitoral e/ou a outras unidades do Tribunal visando à padronização de procedimentos, ao uso de soluções tecnológicas de fácil utilização, ao emprego de linguagem simples e compreensível e ao uso de quaisquer outros meios que favoreçam o acesso sem embaraço aos serviços oferecidos; (Redação dada pela Portaria 275/2019)

IV – garantir a adequada e permanente divulgação das Cartas, inclusive disponibilizando as novas versões no sítio eletrônico do Tribunal (internet e intranet);

IV – garantir a adequada e permanente divulgação das Cartas, inclusive disponibilizando as novas versões no sítio eletrônico do Tribunal (internet). (Redação dada pela Portaria 275/2019)

V – aplicar anualmente pesquisa de satisfação junto aos usuários dos serviços, estimulando sua participação, e utilizar os resultados como subsídio para reorientar e ajustar os serviços prestados;

V – aplicar anualmente pesquisa de satisfação junto aos usuários dos serviços, estimulando sua participação, e utilizar os resultados como subsídio para reorientar aspectos da prestação do serviço externo referentes à cordialidade no atendimento, ao tempo de atendimento, à clareza nas informações prestadas e à solução do problema eventualmente identificado pelo usuário.(Redação dada pela Portaria 275/2019)

V - aplicar anualmente pesquisa de satisfação junto aos usuários dos serviços, estimulando sua participação, e utilizar os resultados como subsídio para reorientar aspectos da prestação do serviço externo referentes à cordialidade no atendimento, ao tempo de atendimento, à clareza nas informações prestadas, à solução do problema eventualmente identificado pelo usuário, bem como à acessibilidade ao serviço;(Redação dada pela Portaria 154/2023)

VI – identificar e propor ações que garantam a melhoria contínua dos serviços eo cumprimento dos compromissos e dos padrões de qualidade de atendimento divulgados nas Cartas, acompanhando sua implementação junto às unidades responsáveis;

VI – identificar e propor ações que garantam a melhoria contínua dos serviços e o cumprimento dos compromissos e dos padrões de qualidade de atendimento divulgados nas Cartas, acompanhando sua implementação por meio da análise ponderada dos resultados das pesquisas de satisfação;(Redação dada pela Portaria 275/2019)

VII – prestar informações a fim de compor o Relatório de Gestão no que pertine ao item “Relacionamento com a Sociedade” ou congênere;

VII – prestar informações, no prazo concedido pelo setor responsável, a fim decompor o Relatório de Gestão no que pertine ao item “Relacionamento com a Sociedade” ou congênere; (Redação dada pela Portaria 275/2019)

VIII – submeter à Diretoria-Geral, para ratificação, as deliberações do Comitê, notadamente as que envolvem despesa;

VIII – submeter à Diretoria-Geral, para ratificação, as deliberações do Comitê, notadamente as que envolvem despesa, ressalvadas as deliberações de caráter meramente logístico ou operacional e as que não acarretem a modificação das Cartas de Serviços de 1º e 2° Graus do TRE/SE; (Redação dada pela Portaria 275/2019)

IX – submeter ao Presidente, quando necessário, proposta de alteração das Resoluções que dispõem sobre as Cartas de Serviço.

IX - submeter à Presidência do Tribunal, quando necessário, proposta de alteração das resoluções que dispõem sobre as Cartas de Serviços; (Redação dada pela Portaria 154/2023)

§ 1º O Comitê reunir-se-á, por iniciativa de seu Presidente, ordinariamente, uma vez por trimestre e, extraordinariamente, sempre que os trabalhos o exigirem e deliberará por maioria de votos.

§ 1º O Comitê reunir-se-á, por iniciativa de seu Presidente, ordinariamente, uma vez por trimestre e, extraordinariamente, sempre que os trabalhos o exigirem e deliberará por maioria de votos dos presentes. (Redação dada pela Portaria 275/2019)

§ 2° Será eleito entre os membros o Secretário, a quem caberá abrir procedimento próprio para acompanhamento das ações do Comitê e registrar em ata as deliberações tomadas.

§ 2° Será eleito a cada reunião, entre os membros, o Secretário a quem caberá registrar em ata as deliberações tomadas e prestar suporte às atividades gerenciais. (Redação dada pela Portaria 275/2019)

§ 3º As atas devem ter ampla divulgação no sítio eletrônico do Tribunal.

§ 3º As atas devem ter ampla divulgação no sítio eletrônico do Tribunal(internet) e devem registrar todos os assuntos abordados, assim como as deliberações e os encaminhamentos sugeridos, e deverão ser enviadas para ciência superior da Diretoria-Geral em até cinco dias úteis após a realização do evento.(Redação dadapela Portaria 275/2019)  (Revogado pela Portaria 154/2023)

§4° Deverão ser criadas conta de e-mail institucional do CGCAS para a comunicação interna e externa, bem como unidade própria do referido Comitê no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para a tramitação de processos e documentos de interesse do Comitê, a fim de que sua atividade não se confunda com a unidade de lotação de seus membros.  (Parágrafo acrescido pela Portaria 275/2019)

Art. 3°- A. Caberá ao presidente do comitê, sem prejuízo de outras atividades relacionadas: (Acrescido pela Portaria 275/2019)

I. coordenar o processo de planejamento e execução das atividades do comitê;(Acrescido pela Portaria 275/2019)

II. instaurar procedimento administrativo no SEI que garanta o registro e a atualização dos documentos gerados, das atividades executada se dos encaminhamentos exigidos;(Acrescido pela Portaria 275/2019)

II - providenciar o registro e atualizações no SEI dos expedientes necessários à regular condução do Comitê; (Redação dada pela Portaria 154/2023)

III. promover e presidir reuniões periódicas com todos os membros titulares (e, em suas ausências ou impedimentos, com os respectivos suplentes) ou com parte deles, de acordo com o desenvolvimento das atividades, de modo que haja divisão equânime das tarefas a serem cumpridas pelo Comitê; (Acrescido pela Portaria 275/2019)

IV. supervisionar o registro das reuniões em atas e dar publicidade aos trabalhos desenvolvidos;  (Acrescido pela Portaria 275/2019)

V. avaliar a necessidade de convidar pessoas externas à equipe para prestarem informações que se considere relevantes para discussão de temas específicos;  (Acrescido pela Portaria 275/2019)

VI. comunicar à Diretoria-Geral o desligamento ou a necessidade de substituição de membro; (Acrescido pela Portaria 275/2019)

VII. Gerenciar os recursos orçamentários, se for o caso;(Acrescido pela Portaria 275/2019)

Art. 3°- B. Compete ao Gabinete da Presidência a verificação do cumprimento dos requisitos formais do instrumento de constituição e o acompanhamento do prazo de vigência do CGCAS. (Acrescido pela Portaria 275/2019)

Art. 3º - B. Compete ao Núcleo de Apoio à Governança e à Integridade a verificação do cumprimento dos requisitos formais do instrumento de constituição e o acompanhamento do prazo de vigência do CGCAS. (Redação dada pela Portaria 154/2023)

Parágrafo único. Deverá ser mantido quadro atualizado deste Comitê no espaço reservado à Governança do TRE/SE.  (Acrescido pela Portaria 275/2019)

Art. 4°As propostas de alterações dos serviços constantes nas Cartas, seja por mudança de conteúdo ou de mero procedimento, serão submetidas à apreciação do Comitê pelo seu Presidente.

§ 1ºAs unidades envolvidas pela prestação dos serviços relacionados nas Cartas devem propor alterações sempre que ocorrer qualquer mudança legislativa, normativa ou procedimental nestes serviços.

§ 2º Os integrantes do Comitê levarão ao seu conhecimento as alterações legislativas e normativas aplicadas aos serviços constantes na Carta, que tiverem ciência em face do desempenho de suas atribuições habituais em sua unidade de lotação.

Art. 5°O Comitê deve fomentar a utilização da Ouvidoria como canal de comunicação para os públicos externo e interno, na sugestão de melhorias, reclamações e elogios dos serviços oferecidos nas Cartas.

Art. 6°Os casos omissos serão resolvidos pela Diretoria-Geral.

Art. 7º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.

DES. CEZÁRIO SIQUEIRA NETO

PRESIDENTE