PORTARIA N° 1185, DE 18 DE DEZEMBRO DE 2019

O Excelentíssimo Senhor Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, Des. JOSÉ DOS ANJOS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 28, XXXV, do Regimento Interno do Tribunal,

CONSIDERANDO os objetivos estratégicos de modernizar e simplificar a estrutura e os processos organizacionais, ofertar serviços e informações ao cidadão de forma efetiva por intermédio das tecnologias da informação e comunicação e integrar os processos e dados visando à transparência e à efetividade;

CONSIDERANDO o contido na Resolução TRE-SE nº 143, de 19 de dezembro de 2017, que dispõe sobre a gestão documental e a política de manutenção de documentos físicos e eletrônicos no âmbito do TRE/SE,

RESOLVE:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 1º Regulamentar a utilização de Sistema Eletrônico de Informações (SEI) no âmbito do TRE/SE.

Art. 2º O SEI objetiva:

I - assegurar a eficiência, a eficácia e a efetividade da ação governamental e promover a adequação entremeios, ações, impactos e resultados;

II - garantir a utilização de meios eletrônicos para a realização dos processos administrativos com segurança, transparência e economicidade;

III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e da comunicação;

IV - aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação de processos;

V - facilitar o acesso do cidadão às informações e às instâncias administrativas.

Art. 3º Para fins do disposto nesta Portaria, consideram-se as seguintes definições:

I - arquivo central: unidade responsável por executar as atividades de arquivo intermediário e permanente;

II - assinatura eletrônica: as seguintes formas de identificação inequívoca do usuário:

a) assinatura digital: forma de identificação inequívoca do usuário baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP–BRASIL);

b) assinatura cadastrada: forma de identificação inequívoca do usuário mediante prévio credenciamento de acesso com fornecimento de login e senha.

III - atividade de protocolo: conjunto de operações que visam ao controle dos processos e documentos produzidos e recebidos externamente, assegurando sua localização, recuperação e acesso, tais como: recebimento, classificação, registro, digitalização e tramitação interna e externa;

IV - autenticidade: atestado de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas de validação;

V - captura: consiste em declarar um documento como arquivístico ao incorporá-lo no SEI, a partir das seguintes ações: digitalização, registro, classificação, indexação, atribuição de metadados e arquivamento;

VI - plano de classificação de documentos: instrumento de gestão arquivística do TRE-SE utilizado para classificar todo e qualquer documento produzido e/ou recebido no exercício das funções e atividades meio e fim da instituição;

VII - credencial de acesso à informação classificada: gerada no âmbito do SEI que permite ao usuário interno, em razão de suas atribuições, o acesso a documentos e processos sigilosos, sendo validada com a confirmação de vinculação do usuário à unidade administrativa;

VIII - credenciamento de acesso: cadastro prévio do usuário para a utilização do SEI;

IX - digitalização: processo de conversão de um documento em meio físico para o formato digital por meio de dispositivo apropriado, como um escâner;

X - documento arquivístico: documento produzido ou recebido por pessoa física ou jurídica no decorrer de suas atividades, qualquer que seja o suporte, e dotado de organicidade;

XI - Documento digital ou eletrônico: informação registrada, codificada em dígitos binários, acessível e interpretável por meio de um sistema computacional, podendo ser:

a) documento nato-digital: documento criado originariamente em meio eletrônico;

b) documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de um documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital.

XII - documento externo: documento arquivístico digital de origem externa ao SEI, ou seja, não produzido diretamente pelo sistema, independentemente de ser nato-digital ou digitalizado e de ter sido produzido no TRE/SE ou por ele recebido;

XIII - meio eletrônico: qualquer forma de armazenamento ou tráfego de documentos e arquivos digitais;

XIV - número SEI: código numérico, próprio do SEI, sequencial, gerado automaticamente para identificar única e individualmente cada documento dentro do sistema;

XV - número único de protocolo (NUP): código numérico que identifica de forma única e exclusiva cada processo produzido ou recebido, conforme normatização específica, descritos da forma abaixo:

a) de 8001 a 8029, identificando as 29 Zonas Eleitorais de Sergipe;

b) 8100, para os processos originários da Presidência;

c) 8200, para os processos originários da Corregedoria Regional Eleitoral;

d) 8300, para os processos originários da Ouvidoria Eleitoral;

e) 8000, para os demais processos originários da Secretaria do Tribunal.

XVI - número do documento: código numérico sequencial gerado automaticamente pelo sistema;

XVII - unidade administrativa: unidade integrante da estrutura organizacional do Órgão ou da entidade e que possui pessoal e competência próprios;

XVIII - unidade protocolizadora: unidade administrativa que tenha a incumbência do recebimento, classificação, registro, distribuição, controle da tramitação e expedição de documentos avulsos ou processos, bem como seja responsável pela autuação de documentos avulsos para formação de processos;

XIX - usuário externo: pessoa física ou jurídica credenciada que tenha acesso ao SEI e que não seja caracterizada como usuário interno;

XX - usuário interno: autoridade, servidor ou colaborador do TRE/SE credenciado que tenha acesso ao SEI;

XXI - arquivo corrente: conjunto de documentos de gestão, em tramitação ou não que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pelas unidades gestoras, a quem compete sua administração;

XXII - arquivo intermediário: conjunto de documentos que, não sendo de uso corrente, por razões de interesse administrativo, aguardam sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

XXIII - arquivo permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório ou informativo que devem ser preservados em caráter definitivo;

XXIV - usuários externos de acesso provisório: licitantes, representantes legais de empresas contratadas ou outro cujo vínculo com a instituição justifique a inclusão no SEI, condicionados à aceitação das regras que disciplinam o uso do sistema com a consequente responsabilidade do usuário em caso de uso indevido.

Parágrafo único. O SEI é de uso obrigatório em todas as unidades da Justiça Eleitoral de Sergipe para a produção, classificação e tramitação de processos, documentos e informações de caráter exclusivamente administrativo e deverá ser aplicado para as comunicações entre as unidades do TRE-SE com órgãos e entidades que também o utilizem.

CAPÍTULO II

DO PROCESSO ELETRÔNICO

SEÇÃO I

DOS DOCUMENTOS, PROCEDIMENTOS E ATOS PROCESSUAIS

Art. 4º Todo documento e processo produzido, recebido em suporte físico no âmbito do TRE/SE, deverá ser digitalizado, conferido, tramitado e arquivado por meio do SEI pelas unidades administrativas competentes.

Art. 5º Os documentos e processos externos enviados ao Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe em meio físico deverão ser tratados da seguinte forma:

I - a correspondência remetida ao endereço da Sede do TRE e entregue na Seção de Protocolo, Expedição de Documentos e Cumprimento de Mandados (SEPEM) será encaminhada às unidades administrativas competentes que terão a responsabilidade de conferir e digitalizar os documentos como processos administrativos no SEI;

II - caso se refira a inicial de um processo administrativo entregue diretamente pelo usuário no balcão de atendimento, deverá ser procedido o seu registro no SEI pela SEPEM, devolvendo-se uma das vias ao interessado com o número do processo e a outra encaminhada à seção de destino onde será arquivado;

III – sendo por e-mail, a SEPEM deverá proceder o registro no SEI e informar o número do processo ao remetente, bem como encaminhar à seção de destino o documento eletrônico recebido.

§ 1º Os processos administrativos e documentos não digitais que forem digitalizados e inseridos no SEI permanecerão nas unidades administrativas até o cumprimento do prazo correspondente ao arquivo corrente, sendo posteriormente transferidos à unidade responsável para arquivamento definitivo.

§ 2º Quando do seu arquivamento, o documento não digital que fora digitalizado deverá conter informação indicando o número do processo do SEI ao qual se refere.

§ 3º Os processos administrativos e documentos em suporte não digital convertidos para o meio digital cumprirão o mesmo prazo de guarda do processo eletrônico correspondente.

§ 4º Os documentos originais em suporte não digital digitalizados e inseridos no SEI deverão ser arquivados separadamente de outros documentos da unidade administrativa e devidamente identificados quanto ao nº do documento SEI e nº do processo do SEI gerado pelo sistema.

§ 5º As unidades deverão acondicionar as peças em caixas de arquivo, comumente utilizadas pelas unidades administrativas, na ordem cronológica em que forem digitalizadas, identificando-as pela unidade ano, conforme modelo de etiqueta para caixa arquivo disponível no Portal SEI.

§ 6º A solicitação de transferência dessas peças não digitais à unidade responsável pelo arquivamento definitivo deverá ocorrer apenas quando houver o quantitativo mínimo de uma caixa de arquivo e será obrigatoriamente acompanhada da “Relação de transferência de documentos digitalizados, inseridos e tramitados no SEI”, conforme modelo disponibilizado no Portal SEI.

§ 7º A digitalização deverá ser efetivada em arquivos no formato PDF e com processamento de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) antes ou durante a captura para o SEI.

Art. 6º Os documentos deverão ser registrados no SEI com a sinalização do adequado nível de acesso:

I - público - sem restrição de acesso, visível a todos os usuários;

II - restrito - permissão de acesso somente às unidades em que o processo esteja tramitando ou já tramitou, sendo obrigatória a marcação de hipótese legal;

III - sigiloso - permissão a usuários que receberem credencial de acesso no decorrer da tramitação do processo, sendo obrigatória a marcação de hipótese legal.

§ 1º São consideradas informações com restrição de acesso àquelas de caráter pessoal, protegidas por legislação específica ou classificadas em grau de sigilo.

§ 2º As autoridades competentes pelo processo administrativo no decorrer da sua tramitação poderão redefinir o nível de restrição e acesso aos documentos, ampliando ou limitando sua aplicação de modo a atender a legislação vigente, partindo da premissa do acesso como regra e o sigilo como exceção.

Art. 7º O processo eletrônico inicia-se com a autuação de um documento produzido eletronicamente (nato-digital) ou digitalizado por um usuário.

Parágrafo único. Os atos gerados no SEI serão registrados com identificação do usuário, data e hora de sua realização.

Art. 8º O usuário deverá selecionar, no momento da geração do processo, o tipo de processo cadastrado no SEI, correspondente ao assunto objeto da demanda.

Parágrafo único. O usuário deverá consultar no Portal SEI os tipos de processos homologados para uso e, no caso de ainda persistirem dúvidas sobre qual tipo de processo é o adequado à demanda apresentada, este deverá contatar a SEPEM ou a Seção de Gestão de Documentos (SEDOC).

Art. 9º Não serão objeto de captura e autuação no SEI, exceto quando necessário a tornarem-se peças de um processo administrativo, correspondência pessoal e materiais de referência como jornais, revistas, propagandas ou demais documentos que não se caracterizem como arquivísticos.

Art. 10. Os processos administrativos eletrônicos serão preservados de acordo com os prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade Documental.

Parágrafo único. Os tipos de processos no SEI possuem Código de Classificação Arquivística automaticamente vinculados, definidos segundo a legislação pertinente, não devendo ser alterados pelos usuários.

Art. 11. Processos administrativos eletrônicos de longa temporalidade ou destinados à guarda permanente serão preservados em um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq).

Art. 12. A prática de atos processuais em geral por meio eletrônico será admitido para usuário externo previamente cadastrado.

Art. 13. As comunicações de atos processuais nos procedimentos em tramitação, quando destinadas aos interessados cadastrados no sistema, serão feitas por meio eletrônico.

Parágrafo único. As comunicações realizadas na forma prevista no caput serão consideradas recebidas para todos os efeitos nos procedimentos em trâmite no âmbito do TRE/SE.

Art. 14. As comunicações de atos processuais destinadas aos interessados não cadastrados no sistema de processo eletrônico serão realizadas via postal, com aviso de recebimento (AR) ou por meio de edital, nas hipóteses previstas na legislação.

Parágrafo único. Todos os documentos em suporte físico, resultantes das comunicações de atos processuais destinados aos interessados não cadastrados no SEI, serão digitalizados e introduzidos no processo eletrônico na forma prevista nesta Portaria.

Art. 15. Os documentos e processos em meio físico, cuja inclusão no SEI seja necessária para a sua tramitação e análise, deverão ser digitalizados e registrados pelas unidades administrativas competentes mantendo o seu NUP anterior.

Art. 16. Caso seja necessário fazer a impressão do processo, este deverá ser autuado na forma da legislação em vigor antes de sua expedição ou arquivamento.

Art. 17. O processo eletrônico estará disponível para a vista dos autos ou consulta pelos usuários credenciados.

Parágrafo único. Nos casos em que haja garantia legal do sigilo ou que mereçam restrição à consulta pública, o acesso será limitado aos usuários previamente autorizados.

Art. 18. Poderá a Administração exigir do administrado no curso do processo, a seu critério, a exibição do original do documento digitalizado.

Art. 19. Nos processos administrativos eletrônicos ou digitais, todos os atos processuais deverão ser realizados por meio do SEI e assinados por meio de login e senha ou certificação digital.

Parágrafo único. A utilização de assinatura eletrônica importa aceitação das normas sobre o assunto pelo usuário, inclusive no que se refere à responsabilidade por eventual uso indevido.

Art. 20. Os documentos produzidos digitalmente (nato-digital) e juntados aos processos eletrônicos com garantia de sua origem e de seu signatário serão considerados originais para todos os efeitos legais na forma dos artigos 6º e 10 do Decreto nº 8.539/2015.

SEÇÃO II

DOS PROCEDIMENTOS PARA CRIAÇÃO DE DOCUMENTO E TIPO DE PROCESSO

Art. 21 Caso o SEI não possua formulário ou outro tipo documental essencial para a atividade da unidade, com vistas à utilização em processo eletrônico ou o tipo de processo pertinente, este deverá:

I - para criação de novo documento no SEI: abrir chamado na Central de Serviços – ADM, desenvolver a minuta do documento e formulário a ser disponibilizado e encaminhar à SEPEM, pore-mail, descrevendo a atividade, unidade e o objetivo do documento. Caso seja necessário, a SEPEM solicitará apoio ao Comitê Gestor do SEI para a validação da nova espécie/tipo documental e responderá à unidade solicitante por e-mail, informando sobre a criação do novo documento;

II - para criação de novo tipo de processo: quando não for localizado o nome do processo a ser aberto na relação de “tipos de processos” disponível no SEI, o interessado deverá formalizar a solicitação à SEPEM.

§ 1º À SEPEM compete analisar a possibilidade de utilização de “tipo de processo” já existente no SEI.

§ 2º Caso seja evidenciado que não existe a opção disponível no sistema, a SEPEM gerará o novo tipo de processo com o código de classificação correspondente, sob orientação da SEDOC.

§ 3º As respostas de solicitações de indicação/criação de “tipo de processo” serão enviadas para oe-mail do solicitante.

SEÇÃO III

DOS DOCUMENTOS SIGILOSOS

Art. 22 Documentos e processos sigilosos ou com restrição de acesso gerados no SEI deverão ter grau de sensibilidade informado no ato de criação e deverão ser atribuídos imediatamente a servidor que tenha prerrogativa legal para a posse da informação classificada nos termos da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, e demais normas vigentes.

Art. 23 A responsabilidade pela atribuição de credencial de acesso aos documentos e processos sigilosos ou com restrição de acesso é da autoridade que a fizer.

Art. 24 O detentor de credencial de acesso a documentos e processos sigilosos ou com restrição de acesso, concluídos ou em tramitação, que tenha sua lotação/função alterada deverá realizar a transferência de credencial nos referidos documentos e processos ao seu sucessor.

Art. 25 No caso de documentos de procedência externa recebidos em suporte não digital com indicação de informação sigilosa, reservada ou pessoal, a SEPEM os encaminhará à unidade responsável por meio de procedimento que garanta sua tramitação sem violação do respectivo envelope.

Parágrafo único. Documentos com indicação de sigilo, restrição de acesso ou pessoal não serão autuados no SEI pela SEPEM, ficando a cargo da unidade competente realizar a autuação, se for o caso, indicando a restrição de acesso necessária às informações.

SEÇÃO IV

DOS PRAZOS

Art. 26 Os prazos protocolares começam a correr a partir da data do recebimento da comunicação do ato, excluindo-se da contagem o dia do começo e incluindo-se o dia do vencimento.

§ 1º Para efeito de contagem do prazo mencionado no caput, considerar-se-á efetuado o recebimento da comunicação:

I – no dia em que o usuário efetivar a consulta eletrônica ao teor da comunicação, devidamente registrada no processo;

II – nos casos em que não efetuada a consulta referida no inciso I, dez dias corridos após a data de encaminhamento da comunicação.

§ 2º Considera-se prorrogado o prazo até o primeiro dia útil seguinte se o vencimento cair em dia em que não houver expediente ou se este for encerrado antes do horário normal.

Art. 27 Os documentos não digitais recebidos serão digitalizados e registrados no SEI no prazo máximo de 48 horas contados do recebimento, salvo quando este ocorrer às sextas-feiras, vésperas de feriados ou pontos facultativos, ressalvados casos de impedimento de ordem técnica ou operacional.

Paragrafo único. Na hipótese de o SEI tornar-se indisponível por motivo técnico, o prazo fica automaticamente prorrogado até as vinte e três horas e cinquenta e nove minutos do dia primeiro dia útil ao da resolução do problema.

SEÇÃO V

DO RECEBIMENTO EM MÍDIAS REMOVÍVEIS

Art. 28 Documentos digitais recebidos em mídias removíveis deverão ser inseridos no SEI para que tramitem juntamente ao processo administrativo eletrônico a que se referem.

§1º Documentos armazenados em mídias removíveis recebidas via Seção de Protocolo, Expedição de Documentos e Cumprimento de Mandados (SEPEM) serão remetidos às unidades administrativas de competência.

§2º A unidade de competência deverá inserir os documentos constantes da mídia removível no SEI, vinculando-os ao processo eletrônico a que se referem ou autuando-os quando não existir processo administrativo relacionado.

§3º Após a inserção, no SEI, de todos os documentos constantes da mídia removível, esta deverá ser identificada com o número do processo SEI e arquivada na unidade competente para posteriormente ser transferida à Unidade de Arquivamento Definitivo, juntamente com aà documentação referente aos processos administrativos do SEI.

§4º Excepcionalmente, documentos que por razões técnicas não puderem ser inseridos no SEI serão mantidos em mídia removível, a qual deverá ser identificada com o número do processo SEI, sendo remetidas às unidades administrativas pelas quais o processo necessite tramitar até a conclusão do processo quando, então, será arquivada.

§5º Processos administrativos eletrônicos que requeiram a tramitação conjunta das mídias removíveis deverão apresentar em suas peças documentais o “Termo de Anexação de Mídia” identificando tal situação.

§6º Admite-se a inclusão, no SEI, de arquivos do tipo documento (“.doc”, “.docx”, “.odt”), planilha (“.xls”, “.xlsx”, “.ods”), imagens (“.png”, “.jpg”), compactado (“.zip”), modelo de processo (“.bpm”) e com as extensões “.pdf” e “.html” de até o tamanho máximo de 20 MB.

§ 7º Os arquivos com extensão “.pdf” devem conter, preferencialmente, reconhecimento ótico de caracteres (OCR), viabilizando, assim, sua pesquisa na base de conhecimento do SEI.

CAPÍTULO III

DOS DEVERES E RESPONSABILIDADES

Art. 29 São deveres e responsabilidades das unidades administrativas:

I - produzir e tramitar os processos administrativos que sejam de sua competência;

II - desenvolver a minuta dos documentos e formulários relativos à instrumentalização dos processos de sua competência e encaminhar à SEPEM para análise e inclusão;

III - solicitar aos administradores do SEI acesso compatível com as atribuições dos usuários lotados em sua unidade;

IV - submeter aos administradores do SEI a solicitação de criação e cancelamento dos perfis de usuários sob sua égide;

V - cooperar com o aperfeiçoamento da gestão de documentos arquivísticos em meio digital;

VI - realizar o arquivamento dos documentos não digitais produzidos e ou recebidos a fim de serem digitalizados e tramitados no SEI, sendo vedada a eliminação dos originais antes do cumprimento dos prazos de guarda estabelecidos na Tabela de Temporalidade Documental;

VII - providenciar a transferência de documentos e processos administrativos não digitais à unidade responsável pelo arquivamento definitivo, conforme os prazos da Tabela de Temporalidade Documental;

VIII - verificar se os registros e a movimentação de processos no âmbito da unidade estão sendo efetuados de forma adequada;

IX - acompanhar a lista de processos homologados para tramitação exclusiva no SEI, os quais serão publicados no portal do SEI na internet.

Art. 30 São deveres e responsabilidades dos usuários do SEI:

I - guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público;

II - ser responsável pelas ações que possam colocar em risco ou comprometer as operações para as quais esteja habilitado;

III - comunicar aos administradores do sistema qualquer mudança percebida em relação a privilégios de acesso ao sistema;

IV- zelar pela correta utilização do SEI a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às suas informações;

V - encerrar a sessão de uso do SEI sempre que se ausentar do computador, evitando o uso indevido das informações por pessoas não autorizadas;

VI - manter-se atualizado sobre as alterações, modificações e evoluções agregadas ao SEI de modo a realizar procedimentos em consonância com as normativas vigentes;

VII - acompanhar a divulgação dos períodos em que o SEI não estiver em funcionamento em decorrência de indisponibilidade técnica do serviço;

VIII - observar a publicidade das informações como preceito geral e a restrição de acesso como exceção;

IX - encerrar o processo quando não houver mais nenhuma ação por parte da unidade, enviando-o para unidade de destino ou concluindo-o, sendo fundamental que seja fechado o processo cuja ação já foi concluída, ppois, caso contrário, para fins de estatística, o tempo em que ele permanecer aberto desnecessariamente na unidade será computado como se o processo estivesse em andamento.

CAPÍTULO IV

DOS USUÁRIOS EXTERNOS

Art. 31 Os processos administrativos eletrônicos autuados e tramitados no SEI estarão disponíveis para acesso a qualquer pessoa externa à Instituição, com exceção daqueles de acesso restrito e sigiloso, conforme previsão legal.

Art. 32 Os usuários externos, mediante credenciamento, poderão assinar documentos produzidos no SEI das Secretarias e Zonas Eleitorais.

§1º A assinatura realizada pelos usuários externos se dará por meio da funcionalidade de assinatura externa do SEI.

§2º O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível e dar-se-á a partir do preenchimento de cadastro específico para este fim, disponível no Portal do SEI na Internet.

§3º Após a realização do cadastro, o interessado deverá encaminhar à SEPEM, através do e-mail: sepem@tre-se.jus.br, cópias digitalizadas do RG e CPF, conforme instruções na tela do cadastramento.

§4º Constatada, a qualquer tempo, a falsificação de cópia de documento público ou particular, o TRE considerará não satisfeita a exigência documental respectiva e, no prazo de até cinco dias, dará conhecimento do fato à autoridade competente para adoção das providências administrativas, civis e penais cabíveis, conforme § 2º do artigo 10 do Decreto nº 9.094, de 17 de julho de 2017.

§5º Verificada a equivalência entre os dados cadastrados e a documentação apresentada, o TRE autorizará o credenciamento do usuário externo para acesso ao SEI em até 5 (cinco) dias úteis contados a partir do recebimento da documentação.

§6º O procedimento e a autorização para permitir o acesso à consulta externa se dará da seguinte forma:

a) pela SEPEM: quando os processos tiverem sido originados ou tramitados na própria Seção;

b) demais unidades: A SEPEM, após analisar a solicitação e a respectiva documentação do usuário externo, encaminhará mensagem à Seção onde o processo foi originado, tenha tramitado ou esteja em andamento para permissão da consulta;

c) em se tratando de processo público qualquer servidor lotada na Seção estará apto a permitir o acesso ao usuário;

d) caberá a unidade geradora do processo a autorização para acesso aos processos restritos.

§7º O resultado da análise da documentação e será informado ao usuário por mensagem de correio eletrônico.

§8º O credenciamento do usuário externo está condicionado à aceitação, pelo interessado, das disposições regulamentares que disciplinam o SEI nesta Portaria, não excluindo-se a responsabilidade pelas ações efetuadas que requeiram apuração nas esferas administrativa, civil e penal.

§9º Os editais de contratação de bens, serviços e obras, bem como os contratos e acordos celebrados pelo TRE-SE deverão conter a exigência de credenciamento do representante legal da contraparte como usuário externo do SEI.

CAPÍTULO V

DAS COMPETÊNCIAS

SEÇÃO I

DA SECRETARIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

Art. 33 Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação (STI) a gestão operacional, manutenção técnica, encaminhamento de propostas de investimentos em segurança e continuidade do SEI, além de:

I - propor a emissão de normas referentes à operação computacional do SEI;

II - apoiar a administração na elaboração e definição dos investimentos e custeios necessários ao uso, segurança e manutenção dos documentos produzidos no SEI;

III - propiciar a integração do SEI com outros sistemas informatizados sob sua responsabilidade;

IV - manter a infraestrutura de Tecnologia da Informação necessária ao funcionamento do SEI;

V - disponibilizar suporte operacional aos usuários do SEI;

VI - atuar de forma integrada com a Coordenadoria de Gestão da Informação (COGIN), visando ao desenvolvimento e à manutenção de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) para a preservação de longo prazo dos documentos gerados no SEI.

SEÇÃO II

DA COORDENADORIA DE GESTÃO DA INFORMAÇÃO

Art. 34 Compete à COGIN a proposição de normas relacionadas à gestão e preservação de documentos arquivísticos digitais, além de:

I - zelar pela contínua adequação do SEI à legislação voltada à gestão de documentos arquivísticos públicos;

II - planejar e prover os meios para que os documentos digitais e processos administrativos eletrônicos, cujas atividades já tenham sido encerradas e que estejam aguardando o cumprimento dos prazos de guarda e destinação final, sejam transferidos para um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq), a fim de garantir a preservação, a segurança e o acesso pelo tempo necessário;

III - estabelecer planos, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, a presunção da autenticidade e o acesso contínuo dos documentos arquivísticos digitais do SEI;

IV - gerenciar a plataforma de acesso, difusão e transparência ativa de documentos para fins de transparência pública dos processos administrativos eletrônicos produzidos e tramitados no SEI;

V - atuar de forma integrada com as demais instâncias da STI, visando ao desenvolvimento e à manutenção de um Repositório Arquivístico Digital Confiável (RDC-Arq) como plataforma de preservação de longo prazo dos documentos gerados no SEI.

SEÇÃO III

DA SEÇÃO DE PROTOCOLO, EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOSE CUMPRIMENTO DE MANDADOS (SEPEM)

Art. 35 Compete à SEPEM:

I - atuar como unidade protocolizadora, monitorando as unidades administrativas na realização do processo administrativo em meio eletrônico;

II - definir os procedimentos de protocolo a serem adotados por todos aqueles que realizam a autuação e tramitação de processos administrativos, instruindo os usuários quanto às operações técnicas necessárias ao andamento dos processos;

III - propor instrumentos normativos relacionados à execução das atividades de protocolo em meio eletrônico;

IV - propor a revisão das normas referentes ao processo administrativo eletrônico de acordo com a legislação vigente;

V - realizar atividades de recebimento, captura, digitalização e autuação de processos administrativos externos;

VI - promover o recebimento, conferência, digitalização e autenticação de documentos pessoais de origem externa, tramitando-os para as unidades competentes;

VII - realizar a assinatura, por meio do uso de certificado digital padrão ICP-Brasil, de documentos e processos administrativos em meio eletrônico que necessitarem de comprovação de autoria e integridade no ambiente externo;

VIII - efetivar o cadastramento dos usuários externos para consulta de processos no SEI;

IX - orientar os usuários do SEI quanto às atividades de protocolo e tramitação dos processos administrativos eletrônicos;

X - planejar, coordenar e adotar providências logísticas para a manutenção dos tipos de processos e formulários do SEI;

XI - acompanhar a adequada utilização do SEI, zelando pela qualidade das informações nele contidas;

XII - apoiar a promoção de capacitação, suporte técnico-operacional e orientação aos usuários quanto à utilização do SEI;

XIII - criar novos tipos de processos, formulários e modelos de documentos solicitados pelas unidades administrativas para inclusão no SEI;

XIV - monitorar a disponibilização no SEI dos modelos de documentos necessários à instrumentalização dos processos administrativos eletrônicos.

CAPÍTULO VI

DAS SEÇÕES DE REGISTROS FUNCIONAIS (SEREF) e DE CONTROLE DE JUÍZOS ELEITORAIS (SEJUE)

DAS SEÇÕES DE REGISTROS FUNCIONAIS, DE REGISTRO DE AUTORIDADES E REQUISITADOS, DE GESTÃO DE DESEMPENHO E DO COMITÊ GESTOR DO SEI (Redação dada pela Portaria TRE/SE n° 249/2024)

Art. 36 Compete à SEREF e à SEJUE a gestão operacional de acesso ao SEI aos usuários, bem como atribuir a cada um o perfil de acesso quanto à responsabilidade e desempenho das atividades, cabendo-lhes, ainda de acordo com as suas competências:

Art. 36 Compete à SEREF, à SEAUR, à SEGED e ao Comitê Gestor do SEI a gestão operacional de acesso ao SEI às(aos) usuárias(aos), bem como atribuir a cada uma(um) o perfil de acesso quanto à responsabilidade e ao desempenho das atividades, cabendo-lhes, ainda de acordo com as suas competências, incluir, excluir ou alterar usuárias(os) no SEI: (Redação dada pela Portaria TRE/SE n° 249/2024)

I - incluir, excluir ou alterar usuários no SEI;

I - SEAUR: Membras(os), magistradas(os), promotoras(es) de justiça, servidoras(es) requisitadas(os). (Redação dada pela Portaria TRE/SE n° 249/2024)

II - administrar os perfis de usuários no SEI no tocante a membros, magistrados, promotores de justiça, servidores requisitados (SEJUE), servidores efetivos, removidos, com lotação provisória, sem vinculo, cedidos, estagiários e terceirizados (SEREF), inclusive por ocasião de substituições.

II - SEREF: Servidoras(es) efetivas(os), removidas(os), com lotação provisória, sem vinculo, cedidas(os), inclusive por ocasião de substituições. (Redação dada pela Portaria TRE/SE n° 249/2024)

III - SEGED: Estagiárias(os). (Incluído pela Portaria TRE/SE n° 249/2024)

IV - Comitê Gestor do SEI - Terceirizadas(os). (Incluído pela Portaria TRE/SE n° 249/2024)

Parágrafo único. A Unidade que solicitar a autorização de acesso de terceirizados e estagiários tem a obrigação de comunicar à SEREF os possíveis desligamentos.

§ 1º Cabe à Unidade que solicitar autorizações de acesso de terceirizadas(os) também as comunicações de desligamento ao Comitê Gestor do SEI, mediante o envio do e-email (cgsei@trese.jus.br) ou de chamado à Central de Serviços ADM. (Redação dada pela Portaria TRE/SE n° 249/2024)

§ 2º A falta de comunicação do desligamento de terceirizadas(os) gera responsabilização da Unidade que solicitou anteriormente a inclusão de seu acesso ao SEI."(Incluído pela Portaria TRE/SE n° 249/2024)

CAPÍTULO VII

DA GESTÃO OPERACIONAL DO SEI

Art. 37 O SEI será gerenciado pelo Comitê Gestor do SEI, com atuação no nível estratégico, composto por um representante de cada uma das seguintes unidades:

I – Presidência;

II - Corregedoria Regional Eleitoral;

III - Ouvidoria Eleitoral;

IV – Diretoria-Geral;

V - Secretaria de Gestão de Pessoas;

VI - Secretaria Judiciária;

VII - Secretaria de Tecnologia da Informação;

VIII - Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças;

IX - Zonas Eleitorais da Capital;

X - Zonas Eleitorais do Interior.

§ 1º Portaria do Diretor-Geral designará os integrantes do Comitê Gestor do SEI.

§ 2º O titular de cada uma das unidades previstas nos incisos II, III, V, VI, VII e VIII do caput deste artigo indicará titular e substituto ao Diretor-Geral para integrar o Comitê Gestor do SEI.

§ 3º Caberá ao Diretor-Geral indicar os respectivos titulares e substitutos dos incisos I, IV, IX e X do caput deste artigo.

§ 4º A presidência do Comitê Gestor do SEI caberá ao representante da Secretaria Judiciária que será o titular da COGIN a quem compete coordenar os trabalhos.

Art. 38 Caberá ao presidente do Comitê:

I - convocar as reuniões;

II - elaborar planos de trabalhos;

III - estabelecer, de comum acordo com os membros, as atividades a serem executadas.

§ 1º Qualquer membro do Comitê Gestor do SEI poderá sugerir ao presidente a convocação de reunião.

§ 2º As reuniões do Comitê Gestor do SEI ocorrerão por convocação do seu presidente e suas

deliberações se darão por maioria de votos, presentes a maioria dos seus membros.

Art. 39 Compete ao Comitê Gestor do SEI:

I - propor ou expedir instruções complementares ao conteúdo desta Portaria;

II - gerenciar a aplicação do sistema no âmbito da Justiça Eleitoral de Sergipe;

III - estabelecer políticas e normas que garantam o adequado funcionamento do SEI;

IV - deliberar sobre as solicitações de melhorias, correções, inclusão ou exclusão de funcionalidades e perfis de usuários;

V - promover as ações de sensibilização e multiplicação do conhecimento;

VI - decidir sobre configurações do SEI quanto a processos, assuntos e documentos.

VII - incluir, excluir ou alterar usuárias(os) terceirizadas(os) no SEI. (Incluído pela Portaria TRE/SE n° 249/2024)

CAPÍTULO VIII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 40. Os casos omissos e excepcionais serão resolvidos pela Diretoria-Geral.

Art. 41. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se as disposições em contrário.

PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.

JOSÉ DOS ANJOS

Presidente