PORTARIA Nº 390, DE 26 DE JUNHO DE 2020.

O Excelentíssimo Senhor Desembargador JOSÉ DOS ANJOS, Presidente do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo artigo 28, inciso XXXIV, do Regimento Interno do TRE/SE;

CONSIDERANDO a Resolução TRE-SE 12/2020, que alterou o Regulamento Interno da Secretaria do TRE-SE, sobretudo no que se refere à extinção do Núcleo de Análise de Contratações e à incorporação de suas atribuições pela Assessoria Jurídica e à alteração da nomenclatura de Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria para Coordenadoria de Auditoria Interna;

RESOLVE:

Art. 1º Esta Portaria estabelece regras procedimentais aplicáveis aos processos administrativos que gerem despesas para o Tribunal e dá outras providências.

Dos Processo de Licitação e Contratação

Art. 2º Os processos de licitação, dispensa e inexigibilidade, assim como os de acréscimo, prorrogação, reequilíbrio econômico-financeiro, repactuação, reajuste ou revisão de contratos serão examinados pela ASJUR, quanto a sua juridicidade, previamente à autorização da contratação pela autoridade competente e, se for o caso, na forma do parágrafo único do Art. 17 do Decreto 10.024/19.

§ 1º Os processos licitatórios serão encaminhados à ASJUR para análise prévia nas seguintes fases:

I – Antes da publicação do ato convocatório ou expedição deste aos interessados (Fase Interna ou Fase I);

II – Antes da homologação pelo Ordenador de Despesas (Fase Externa ou Fase II).

§ 2º A análise da fase externa de processos licitatórios estará limitada aos processos com valor de contratação superior a R$ 150.000,00 (cento e cinquenta mil reais), para obras e serviços de engenharia, ou R$ 80.000,00 (oitenta mil reais), para outras aquisição de bens e serviços.

§ 3º O prazo limite para encaminhamento dos processos licitatórios para análise é, na fase interna (antes da publicação do ato convocatório), o dia 19 de novembro; e, na fase externa (após a realização da licitação e antes da homologação pelo Ordenador de Despesas), o dia 10 de dezembro.

Das Despesas de Pessoal

Art. 3º Os processos administrativos de pessoal a serem examinados pela COAUD após o cadastramento em sistema informatizado, pela SGP, dos respectivos atos de concessão/ autorização por esta Presidência são:

I – aposentadorias, pensões e alterações concernentes;

II – admissões de servidores

§ 1º Os processos de solicitação de abono de permanência, após análise da Secretaria de Gestão de Pessoas, devem ser apreciados pela Assessoria Jurídica deste Tribunal.

§ 2º A critério da Direção Geral, demais processos ou requerimentos administrativos analisados inicialmente pela Secretaria de Gestão de Pessoas dentro de sua esfera de competência poderão ser submetidos à apreciação da Assessoria Jurídica previamente às respectivas autorizações/concessões por esta Presidência, tendo em vista aspectos de relevância e/ou abrangência dos encargos/direitos envolvidos.

Art. 4º Não serão objetos de análise prévia pela COAUD a apreciação jurídica do cabimento das despesas de pessoal, nem de qualquer demanda correspondente a essa área que possam comprometer a independência de atuação da Unidade.

Do Relatório de Gestão Fiscal

Art. 5º O Relatório de Gestão Fiscal elaborado pela Seção de Contabilidade Gerencial (SECOG) será encaminhado à COAUD para análise e assinatura do responsável pela Coordenadoria antes da apreciação pela Presidência do Tribunal.

Do Rol de Responsáveis

Art. 6º Cabe à SECOG atualizar, no Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal (SIAFI), o Rol de Responsáveis, sempre que ocorrer alteração dos agentes.

Art. 7º A SGP manterá cadastro, preferencialmente informatizado, contendo informações do Ordenador de Despesa, do respectivo substituto e dos demais gestores elencados pelo TRE/SE no SIAFI por natureza de responsabilidade.

Art. 8º Constarão do cadastro a que se refere o artigo 7º as seguintes informações:

I – Nome (completo e por extenso) e número do Cadastro de Pessoa Física no Ministério da Fazenda (CPF/MF) do responsável arrolado

II – Identificação da natureza de responsabilidade e do cargo ou função exercida

III – Indicação dos períodos de gestão, por cargo ou função

IV – identificação dos atos formais de nomeação, designação ou exoneração, incluindo a data de publicação no Diário Oficial da União (DOU) ou em documento de divulgação pertinente

V – Endereço residencial completo

VI – Endereço de correio eletrônico

Parágrafo único. No caso do agente responsável substituto, devem ser indicados também os atos de designação/nomeação para o cargo/função que está a ocupar como titular.

Art. 9º A SGP encaminhará à SECOG, até o 5º (quinto) dia útil de cada mês, demonstrativo consolidado dos agentes responsáveis relativo ao mês anterior.

Das Disposições Gerais

Art. 10 Sem prejuízo da implementação de outras medidas de controle, a Secretaria de Administração, Orçamento e Finanças (SAO) deverá adotar as seguintes práticas nos processos licitatórios, contratações através da adesão a ata de registro de preços e de dispensa e inexigibilidade de licitação e alterações contratuais:

I – promover a juntada de peças em ordem cronológica, sempre que possível;

II – utilização de listas de verificação (check-list) elaboradas de acordo com os requisitos legais e regulamentares aplicáveis a cada processo e às peculiaridades da contratação;

III – instituir o registro formal da supervisão dos atos praticados pelas Seções da SAO envolvidas nos processos, mediante o registro da aprovação/concordância dos atos pelas respectivas Coordenadorias de forma individualizada em cada ato, considerando-se atendida a prática, nos processos eletrônicos (SEI), com a ciência do responsável;

IV – revisão interna dos processos licitatórios e de contratações pela Coordenadoria de Material, Patrimônio e Contratações (COMAC) para verificação do atendimento a requisitos legais e regulamentares aplicáveis a cada processo;

V – aprovação pelo titular da SAO nas fases internas e externas, inclusive dos atos dos Pregoeiros, dos processos licitatórios e das contratações submetidos à apreciação da Presidência/Diretoria-Geral para autorização e/ou aprovação.

§ 1º Deverá constar dos atos de execução, aprovação, revisão e supervisão a identificação do responsável com a indicação do nome, cargo e unidade de lotação, considerando-se atendida a prática, nos processos eletrônicos (SEI), com a ciência do responsável.

§ 2º As verificações de que trata o inciso II serão executadas observando o princípio da segregação das funções, devendo-se evitar que a conferência ou revisão seja efetuada no âmbito da Seção responsável pela realização dos atos submetidos à verificação.

§ 3º As listas de verificações deverão ser juntadas aos respectivos processos devidamente assinadas pelo responsável pela conferência dos atos.

§ 4º As Coordenadorias deverão adotar as providências necessárias para elidir as falhas indicadas nas listas de verificações.

§ 5º Os processos somente serão submetidos à análise da ASJUR após sanadas ou adequadamente justificadas as falhas apontadas nas listas de verificações.

§ 6º A SAO deverá adotar nos processos licitatórios e de contratações, no mínimo, as seguintes listas de verificação (check-list):

a - listas de verificação para cada fase (interna e externa) do processo licitatório;

b - listas de verificação para a conferência do conteúdo de Projetos Básicos e Termos de Referência, visando a identificar a existência dos requisitos mínimos previstos na legislação licitatória;

c - listas de verificação para os processos de contratações diretas e adesões a atas de registro de preço, elaboradas em conformidade com as exigências estabelecidas no fundamento legal da contratação;

d - listas de verificação do conteúdo das planilhas de formação de preços relativas a serviços terceirizados, elaboradas em conformidade com as exigências estabelecidas no Projeto Básico e Termo de Referência;

e - listas de verificação para a conferência do conteúdo do Plano de Trabalho, antes de sua aprovação, nas contratações de serviços terceirizados executados mediante cessão de mão-de-obra exclusiva.

Art. 11 As Comissões de Acompanhamento e Fiscalização dos Contratos de Obras deverão enviar à Assessoria de Planejamento e Gestão da SAO (ASPLAN-SAO), integrante do sistema de controle interno deste TRE, todas as medições de serviços e obras efetivamente executados com a documentação obrigatória juntada à fatura, antes de serem encaminhados para pagamento, em atendimento à Resolução CNJ 114/2010.

Parágrafo único. A manifestação a ser emitida pela ASPLAN-SAO, nos termos exigidos pelo instrumento normativo citado no caput, dependerá de parecer exarado por profissional formado em engenharia civil, o qual se pronunciará sobre a conformidade das medições efetivadas pelas referidas Comissões.

Art. 12 Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, revogando-se a Portaria TRE-SE 1.072/2019 e demais disposições em contrário.

PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.

JOSÉ DOS ANJOS

Presidente