PORTARIA Nº 179, DE 16 DE MARÇO DE 2021.

O PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DE SERGIPE, Des. Roberto Eugênio da Fonseca Porto, no uso das atribuições que lhe são conferidas pelo art. 28, inciso XXXV, do Regimento Interno,

CONSIDERANDO a necessidade de instituir novas regras para obtenção de maior eficiência no gerenciamento das comissões e comitês do Tribunal;

CONSIDERANDO o Objetivo de Desenvolvimento Sustentável 16 (Paz, Justiça e Instituições eficazes) da Agenda 2030 da Organização das Nações Unidas,

RESOLVE:

 Art. 1ºA constituição e a gestão de comitês, comissões e grupos de trabalho no âmbito do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe obedecerão ao disposto nesta Portaria.

 Parágrafo único. Não serão abrangidas por esta Portaria os comitês e as comissões criados por força de lei, a exemplo de comissões de licitação, de sindicância, de fiscalização e de recebimento de materiais.

Art. 2º Para fins desta Portaria, consideram-se:

I - comitê: possui natureza essencialmente deliberativa e caráter permanente. Trata-se de agrupamento de indivíduos com poder de decisão, os quais são encarregados de se ocupar de temas específicos;

II - comissão: possui natureza essencialmente consultiva/propositiva e caráter permanente. Trata-se de agrupamento de indivíduos com conhecimentos técnicos, os quais são encarregados de se ocupar de temas específicos;

III - grupo de trabalho: possui caráter temporário. Trata-se de agrupamento de indivíduos encarregados de se ocupar de temas específicos.

Parágrafo único. Excetuam-se do enquadramento como grupo de trabalho, embora possuam caráter temporário, comissões instituídas provisoriamente no período eleitoral visando à consecução das atividades dos pleitos, não sendo abrangidas por esta Portaria.

Art. 3º Os atos de solicitação para constituição de comitês, comissões e grupos de trabalho deverão ser motivados e requeridos à Presidência ou Corregedoria, de acordo com suas atribuições.

 Art. 4ºOs atos de instituição de comitês, comissões e grupos de trabalho deverão dispor sobre:

I - finalidade ou objetivo, definindo, sempre que possível, as competências ou atribuições básicas;

II - composição por número certo de membros, titulares e suplentes, com indicação direta do cargo ou das unidades que devem estar representadas;

§ 1º A instituição de comitês, comissões e grupos de trabalho que venham a necessitar, pela natureza, da indicação direta do cargo não dispensará as designações nominais de seus membros, cabendo se dar a instituição e a designação através de atos distintos.

§ 2º O ato de designação deve indicar os membros responsáveis pela presidência, suplência da presidência e secretaria.

§ 3º O mandato dos membros de comissões e comitês será revisado bianualmente no mês de março a partir de 2021, salvo determinação normativa superior.

§ 4º As reconduções devem ser analisadas individualmente, não sendo permitidas as reconduções automáticas facultadas por atos de instituição ou designação, salvo determinação normativa superior.

§ 5º Em caso de impedimento permanente do titular, o suplente, resguardado o interesse da Administração, assumirá automaticamente o mandato até o final da gestão do comitê ou comissão, salvo quando a vaga relaciona-se ao cargo exercido pelo titular, caso em que será designado como substituto o novo titular do cargo.

§ 6º Em caso de impedimento permanente do suplente, a vaga não será preenchida até o final da gestão do mandato do comitê ou comissão, salvo em caso de impedimento permanente do titular.

§ 7º Para municiar de instrumentos comitês e comissões visando a viabilizar e facilitar suas atuações, deverão ser criadas:

I - unidade própria no Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para a tramitação de processos e documentos de interesse do comitê ou comissão, a fim de que sua atividade não se confunda com a unidade de lotação de seus membros;

II - conta de e-mail institucional para a comunicação interna e externa.

Art. 5ºCompete ao Núcleo de Apoio à Governança (NAG):

I - a verificação do cumprimento dos requisitos formais do instrumento de constituição;

II - o acompanhamento do prazo de vigência das comissões e comitês;

III - a publicação de atos normativos e atas das comissões e comitês;

IV - o acompanhamento de mudança de lotação de servidor ou o fim do biênio dos membros do Pleno ou juízes eleitorais, que impactem na composição das comissões e comitês;

V – o acompanhamento do cronograma de reuniões das comissões e comitês.

Parágrafo único. Deverá ser mantido um quadro atualizado de todas as comissões e comitês na Internet em espaço reservado à Governança do TRE.

Art. 6ºCada comissão, comitê e grupo de trabalho será presidido ou coordenado por membro do Pleno, juiz eleitoral ou servidor do Tribunal Regional Eleitoral de Sergipe.

§ 1º Caberá ao presidente do comitê ou comissão e ao coordenador do grupo de trabalho, sem prejuízo de outras atividades:

I - coordenar o processo de planejamento e execução das atividades da comissão, do comitê ou do grupo de trabalho;

II - instaurar procedimento administrativo no SEI que garanta o registro e a atualização dos documentos gerados, das atividades executadas e dos encaminhamentos exigidos;

III - promover e presidir reuniões periódicas com todos os membros titulares (e, em suas ausências ou impedimentos, com os respectivos suplentes) ou com parte deles, de acordo como desenvolvimento das atividades, de modo que haja divisão equânime das tarefas a serem cumpridas pelo Comitê;

IV - supervisionar o registro das reuniões em atas e dar publicidade aos trabalhos desenvolvidos;

V - avaliar a necessidade de convidar pessoas externas à equipe para prestarem informações que se considere relevantes para discussão de temas específicos;

VI - comunicar à Diretoria-Geral o desligamento, a necessidade de substituição ou recondução de membro;

VII - gerenciar os recursos orçamentários, se for o caso;

VIII - comunicar otérmino das atividades com os resultados obtidos e eventuais propostas de encaminhamento à autoridade superior.

 Art. 7ºAo final de cada reunião, deverá ser elaborada Ata que registre todos os assuntos abordados, assim como as deliberações e os encaminhamentos sugeridos, a qual será enviada ao Núcleo de Apoio à Governança para publicação.

 Art. 8º. As composições dos comitês e comissões em funcionamento estão automaticamente renovadas pelo prazo de dois anos, tendo como marco inicial o primeiro dia de março de 2021.

§ 1º Excepcionalmente, a Comissão Permanente de Cerimonial e o Comitê de Segurança da Informação terão o prazo de validade retroagido à 22/1/21 e 25/7/20, respectivamente, e serão renovados bianualmente, juntamente com todas as comissões e comitês.

 Art. 9ºEsta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação, revogando-se a Portaria 694/2018.

 PUBLIQUE-SE E CUMPRA-SE.

 ROBERTO EUGÊNIO DA FONSECA PORTO

Presidente